CAPÍTULO II- OPERAÇÃO DO CONDOMÍNIO

 

MÓDULO 1: TIPOS DE CONDOMÍNIOS

 

Objetivo: Demonstrar os principais tipos de Condomínios existentes.

 

Tópico 1 - Condomínio Residencial

 

Forma de propriedade compartilhada em que os moradores possuem unidades autônomas (como apartamentos ou casas) e compartilham áreas comuns (como portarias, piscinas, academias, garagens, jardins e corredores).

 

• Características principais:

• Destinado à moradia;
• Administrado por um Síndico e/ou uma Administradora de Condomínios;
• Divisão de despesas comuns entre os Condôminos, como manutenção e segurança;
• Pode ser horizontal (casas) ou vertical (prédios de apartamentos).

 

Tópico 2 - Condomínio Empresarial

 

Estrutura similar ao Condomínio Residencial, mas voltada para uso comercial, industrial ou de serviços. Consiste em unidades autônomas (lojas, salas ou galpões) destinadas a Empresas, com áreas comuns compartilhadas.

 

• Características principais:

• Utilizado por Empresas para atividades como escritórios, lojas, depósitos, ou indústrias leves;
• Administrado similarmente ao Condomínio Residencial, mas com demandas específicas, como estacionamento comercial, salas de reunião e segurança ampliada;
• Pode ser planejado para um segmento específico (por exemplo, Condomínios Logísticos ou Tecnológicos).
• Exige gestão voltada para produtividade e acessibilidade.

 

Tópico 3 - Condomínio Misto

 

Combina características de Condomínios Residenciais e Empresariais em um mesmo empreendimento. Essa configuração é cada vez mais comum em áreas urbanas, especialmente em grandes cidades, onde a integração entre trabalho, moradia e serviços facilita o dia a dia.

 

• Características principais:

• Possui unidades destinadas à moradia (apartamentos ou casas);
• Inclui unidades voltadas para atividades comerciais ou empresariais (lojas, escritórios, consultórios);
• Podem ser compartilhadas por todos os usuários (como estacionamentos, segurança, portarias) ou separadas por setores (entradas exclusivas para residências e comércios);
• Podem incluir áreas específicas para serviços, como praças de alimentação ou coworking;
• Geralmente possuem regras específicas para cada uso, definidas na Convenção do Condomínio;
• O Regimento Interno pode impor restrições para evitar conflitos, como limitar o horário de funcionamento de estabelecimentos comerciais;
• Pode ter gestões separadas para áreas residenciais e comerciais, dependendo do tamanho e complexidade.

MÓDULO 2: PORTARIA

 

Objetivo: Destacar a importância da Portaria nos Condomínios e formas de operação existentes.

 

Nos Condomínios, as Portarias desempenham um papel fundamental na segurança e operação das edificações, sendo responsáveis pelo controle de acesso, monitoramento de movimentações e suporte às atividades cotidianas dos Condôminos.

 

• Importância das Portarias para Segurança e Operação

• Controle de Acesso: Garantem que apenas pessoas autorizadas entrem no Condomínio, protegendo moradores e bens;
• Monitoramento: Atuam como primeira linha de defesa contra ameaças externas, como invasões ou crimes;
• Organização: Facilitam o registro e a comunicação com visitantes, prestadores de serviços e entregadores;
• Prevenção de Riscos: Possibilitam respostas mais rápidas e eficazes em emergências.

 

A escolha do modelo de Portaria adequada depende das características do Condomínio, verbas disponíveis e necessidades específicas de segurança e funcionalidade.

 

A seguir os principais tipos de Portarias existentes:

 

Tópico 1 - Portaria Física

 

Modelo tradicional, onde há um porteiro ou controlador de acesso presente fisicamente na guarita do Condomínio, sendo responsável por controlar o acesso de Condôminos, visitantes, prestadores de serviço e entregadores, além de monitorar o entorno.

 

• Vantagens:

• Presença humana pode gerar sensação de segurança para Condôminos;
• Resolução imediata de situações atípicas ou emergenciais;
• Atendimento personalizado, adaptado às necessidades específicas de cada situação.

• Desvantagens:

• Custos elevados com mão de obra (salários, encargos e benefícios);
• Dependência direta da capacitação e desempenho do porteiro.

• Importância:

• Ideal para Condomínios de médio ou grande porte que buscam um atendimento mais próximo e personalizado.
•  

Tópico 2- Portaria Remota ou Virtual

 

A guarita é desocupada, e o controle de acesso é realizado remotamente por uma Central de Monitoramento. O sistema utiliza câmeras, interfonia IP e controle de portões automatizados, permitindo que operadores monitorem o Condomínio à distância.

 

• Vantagens:

• Redução significativa de custos com mão de obra;
• Funcionamento contínuo, sem interrupções (24/7);
• Maior padronização nos procedimentos de segurança;
• Monitoramento adicional em tempo real, muitas vezes integrado com sistemas de CFTV e alarmes.

• Desvantagens:

• Dependência de infraestrutura tecnológica (internet, energia, câmeras).
• Pode ocorrer resistência inicial por parte de Condôminos acostumados ao modelo tradicional.

• Importância:

• Excelente opção para Condomínios que buscam modernização, eficiência e economia, sem comprometer a segurança.

 

Tópico 3- Portaria Híbrida

 

Combinação entre Portaria Física e a Remota com a primeira atuando em horários de maior movimentação, e a segunda em horários de menor fluxo, como a noturna ou fins de semana.

 

• Vantagens:

• Flexibilidade para atender demandas específicas do Condomínio;
• Redução parcial dos custos com pessoal, mantendo atendimento personalizado em horários críticos;
• Aproveita tecnologia da Portaria Remota para reforçar a segurança.

• Desvantagem:

• Investimento inicial maior em infraestrutura tecnológica e treinamento.

• Importância:

• Ideal para Condomínios que possuem fluxos de movimentação variáveis, ou que desejam transição gradual para modelos tecnológicos.

 

Tópico 4- Portaria 100% Automatizada

 

Modelo sem a presença de porteiros ou operadores, no qual o acesso é realizado exclusivamente por meio de tecnologia, utilizando cartões de proximidade, biometria (impressão digital leitura facial, etc.), QR Codes, leitura de placas de veículos (LPR- License Plate Recognition).

 

• Vantagens:

• Eliminação completa de custos com mão de obra;
• Operação simplificada e com alta autonomia;
• Funcionamento ininterrupto, independente de fatores humanos.

• Desvantagens:

• Total dependência de sistemas tecnológicos;
• Necessidade de manutenção constante para evitar falhas;
• Dificuldade em gerenciar imprevisibilidades, como visitantes sem cadastro ou emergências.

• Importância:

• Indicado para Condomínios menores, com baixo fluxo de pessoas e que buscam maximizar a automação e reduzir custos.

 

Tópico 5- Portaria Compartilhada

 

Conjunto de Condomínios compartilhando uma mesma Central de Portaria Remota, otimizando recursos e custos.

 

• Vantagens:

• Redução ainda maior de custos pela divisão das despesas entre vários Condomínios;
• Obtenção de benefícios oriundos da tecnologia e centralização no atendimento.

• Desvantagens:

• Requer alto nível de organização e confiança entre os Condomínios participantes.
• Pode ser menos ágil em momentos de grande demanda.

• Importância:

• Solução factível para Condomínios menores ou de baixa complexidade operacional.

 

A PROGestão assessora e desenvolve Projetos de Segurança Eletrônica envolvendo Portarias,

fornecendo e instalando equipamentos Perimetrais, de Controle de Acesso e CFTV.

 

MÓDULO 3: ADMINISTRAÇÃO DO CONDOMÍNIO

 

Tópico 1- Operação do Condomínio

 

Objetivo: Demostrar o dia a dia do Condomínio

 

Estabelecer meios de comunicação formais claros e consistentes, utilizando aplicativos de mensagens, efetuando reuniões regulares com atas ou relatórios, garantindo uma troca eficiente de informações:

 

• Aplicativos de Mensagem: Utilizar ferramentas como o Whatsapp, Outlook, Word, Excel, ou aplicativos específicos de gestão condominial, para comunicações dinâmicas e eficazes;
• Definir Horários: Para trocas de mensagens, evitando interferências fora do expediente;
• Reuniões Regulares: Agendar encontros semanais ou quinzenais para alinhar tarefas, controlando o andamento das atividades e discutindo prioridades futuras;
• Documentar os principais pontos abordados e decisões tomadas durante as reuniões.

 

O Síndico deve comunicar tarefas à Zeladoria por escrito, de forma clara, com detalhes suficientes para evitar dúvidas, como prazos, prioridades e resultados esperados:

 

• Utilizando checklists ou planilhas, organizando demandas e facilitando controles.

 

A Zeladoria, por sua vez, deve fornecer relatórios periódicos que incluam:

 

• Problemas identificados;
• Tarefas realizadas;
• Manutenções pendentes;
• Sugestões para melhorias ou ajustes na operação do Condomínio.

 

Padronização de Processos:

 

• Criação de roteiros para atividades repetitivas evita ambiguidades e facilita controles, bem como o treinamento de novos colaboradores.

 

Relatórios: Fundamentais para planejar, coordenar e controlar a operação do Condomínio:

 

• Resumir atividades realizadas, listando tarefas executadas no período, como limpeza, manutenção ou suporte aos Condôminos;
• Indicar quais tarefas foram concluídas e quais estão pendentes;
• Registrar ocorrências, como equipamentos danificados, situações de risco ou reclamações de Condôminos, incluindo fotos ou descrições detalhadas para facilitar análises;
• Sugerir melhorias, propondo iniciativas que possam otimizar operações, como aquisição de equipamentos, mudanças no cronograma de tarefas ou contratação de terceiros para serviços específicos.

 

A adoção de práticas claras de comunicação evita:

 

• Retrabalhos e mal-entendidos;
• Reduz tempo de resposta a problemas;
• Aumenta a eficácia das operações;
• Fortalece a relação de confiança entre Gerente Predial/Zelador e Síndico.

 

A articulação da Zeladoria com Condôminos e a equipe interna de colaboradores é peça-chave para o bom funcionamento de qualquer Condomínio, atuando como elo entre diferentes públicos, garantindo que necessidades dos Condôminos sejam atendidas, que normas sejam cumpridas e que a equipe interna trabalhe de forma organizada e eficiente.

 

Estratégias para fortalecer essa articulação envolvem comunicação clara e transparente com:

 

• Condôminos:

• Realizar reuniões periódicas e/ou encaminhando comunicados, informando sobre manutenções, obras, ocorrências, pendências ou mudanças nas rotinas do Condomínio;
• Ter disponibilidade para ouvir demandas, mantendo um tom respeitoso e profissional.

• Com a equipe de colaboradores:

• Realizar reuniões dinâmicas alinhando tarefas e prioridades;
• Incentivar diálogo aberto, para melhorias de relacionamento.

 

Organização e Planejamento:

 

• Manter um cronograma de atividades de Manutenção Preventiva e ações rotineiras;
• Utilizar ferramentas como aplicativos ou planilhas para gerenciar tarefas e repassar informações.

Gestão de Conflitos

• Estar preparado para atuar como mediador em eventuais desentendimentos entre condôminos ou membros da equipe.
• Seguir normas do regimento interno do Condomínio para resolver impasses, de forma justa e imparcial.

 

Treinamento e Capacitação:

 

• Garantir que a equipe interna receba treinamentos regulares sobre segurança, atendimento e uso de equipamentos.
• Participar de capacitações para aprimorar sua liderança e habilidades técnicas.

 

Uso de Tecnologia:

 

• Implantar sistemas de gestão condominial para facilitar a comunicação e o controle de tarefas;
• Automatizar processos como reservas de áreas comuns e registro de ocorrências.

 

Relacionamento com Condôminos:

 

• Demonstrar empatia e paciência no atendimento às demandas.
• Valorizar a convivência harmoniosa entre os moradores, agindo de forma proativa na resolução de problemas.

 

Com essas práticas, a Zeladoria pode se tornar um ponto de equilíbrio no Condomínio, promovendo um ambiente organizado, seguro e agradável a todos.

 

Tópico 2- Importância do Registro e Encaminhamento de Demandas.

 

Práticas essenciais para a gestão eficiente de um Condomínio, pois garantem organização, transparência e resolução ágil de problemas. Essa abordagem permite que todas as solicitações dos Condôminos e da Zeladoria sejam tratadas de forma estruturada, promovendo a harmonia no ambiente e a satisfação de todos os envolvidos.

 

Por que o registro e encaminhamento são importantes?

 

• Organização e Controle

• Rastreamento de solicitações: Acompanhar o status das demandas, desde o registro até a solução.
• Prioridades: Identificar quais demandas são mais urgentes ou críticas, evitando atrasos desnecessários.
• Histórico: Manter banco de dados útil para consultas futuras e análises de problemas recorrentes.

• Transparência e Confiabilidade

• Formalizar solicitações de Condôminos evitando mal-entendidos, que irão se sentir mais seguros ao saber que suas solicitações foram registradas;

• Agilidade na Resolução

• Facilitar o encaminhamento para os responsáveis adequados, seja o Síndico ou prestadores de serviço;
• Reduzir tempo de resposta, aumentando a eficiência operacional.

• Comunicação Eficiente

• Centralizar informações, evitando retrabalhos e falhas na comunicação;
• Garantir que todos os envolvidos estejam cientes das demandas em andamento.

• Melhoria Contínua

• Identificar padrões de demandas, permitindo ações preventivas ou mudanças nos processos internos.

 

Como implementar um bom sistema de registro e encaminhamento:

 

• Utilizar ferramentas tecnológicas:

• Adotar softwares de gestão condominial ou aplicativos específicos para organizar e acompanhar demandas;

• Word e Planilhas Excel também podem ser eficazes em condomínios menores.

• Estabelecer um fluxo de trabalho:

• Definir etapas claras: registro, análise, encaminhamento, execução e finalização;
• Determinar quem é responsável por cada etapa do processo;
• Facilitar o registro para os Condôminos;

• Oferecer formas práticas de acessar informações, como e-mail, whatsapp ou caixas de sugestões;
• Instruir Condôminos a fornecerem informações detalhadas para agilizar a solução;
• Capacitar a equipe interna;
• Treinar colaboradores para lidar com o registro de tarefas de forma eficiente;
• Reforçar a importância de repassar demandas de forma clara e dentro do prazo;
• Acompanhar e dar retorno, informando Condôminos sobre o andamento das solicitações;
• Demonstrar compromisso com a resolução dos problemas.

 

Tópico 3- Interação

 

Objetivo: Explicar o relacionamento entre Zeladoria, Síndico e Condôminos, frente ao Regimento Interno e Convenção do Condomínio, promovendo convivência harmônica e eficiente.

 

Papel do Síndico:

 

• Responsabilidades principais:

• Aprimorar o Condomínio;
• Gerenciar o orçamento e as contas do Condomínio;
• Fiscalizar o cumprimento do Regimento Interno e da Convenção dos Condôminos;
• Garantir a manutenção e segurança das áreas comuns;
• Representar legalmente o Condomínio perante terceiros.

• Limites da função:

• O Síndico não pode tomar decisões unilaterais fora de suas atribuições;
• Deve respeitar a aprovação de Assembleias de Condôminos para medidas que envolvam mudanças ou investimentos da coletividade..

 

Convenção do Condomínio e Regimento Interno:

 

• Convenção do Condomínio:

• Documento oficial representando decisões dos Condôminos, registrado em cartório;

• Define regras estruturais e administrativas, como divisão de despesas, fração ideal e uso das áreas comuns;
• Alterações exigem aprovação em Assembleia do Condomínio, com quórum qualificado.

• Regimento Interno:

• Complementa a Convenção com normas do dia a dia;
• Focado em detalhes como horários de silêncio, uso de salões de festas e estacionamento;
• Alterações podem ser feitas com quórum menor, dependendo do estatuto.

• Importância de ambos:

• Evitam conflitos ao estabelecer regras claras;
• Ajudam a alinhar direitos e deveres entre Condôminos.

 

Relacionamento com Condôminos:

 

• Como lidar com reclamações e sugestões:

• Ouvir atentamente e registrar todas as ocorrências.
• Responder de forma objetiva e dentro de prazos razoáveis.
• Utilizar canais formais, como e-mails ou plataformas digitais, para documentar a comunicação.